7 tips voor onboarding vanuit huis

Voor de coronasituatie in Nederland geldt tot september 2020 ‘werk zo veel mogelijk thuis’, zo ook bij Doxa. Werkgevers die nieuw personeel aannemen, krijgen daar een nieuwe uitdaging bij: hoe werk je nieuwe medewerkers op afstand in? Doxa geeft je een aantal tips om te zorgen dat je nieuwe medewerkers zich welkom voelen en goed ingewerkt worden, zelfs op afstand.

1. Maak het persoonlijk
De afstand kan afstandelijk overkomen. Zorg daarom voor persoonlijke contactmomenten. Laat bijvoorbeeld de werknemer langskomen op kantoor om zijn spullen op te halen. Stuur een handgeschreven kaartje met een presentje op de eerste dag. Bel na de eerste week even om te kijken hoe het bevallen is. Geef je nieuwe medewerker even wat extra aandacht, zodat zij of hij zich niet vergeten voelt.

2. Een goede werkplek
Zorg dat je ook thuis een goede werkplek voor je medewerker regelt. In de basis betekent dat een laptop, een verhoogde laptopstandaard, toetsenbord en muis. Eventueel ook een goede bureaustoel voor een ergonomische houding. Zo hebben diverse medewerkers van Doxa hun bureaustoel meegenomen naar huis.

3. Digitale kennisbank
Een digitale kennisbank is niet alleen handig bij het inwerken op afstand, maar ook op kantoor. In de kennisbank verzamel je alle informatie over de gang van zaken binnen de organisatie, uitleg over programma’s en de manier van werken. Zie dit als naslagwerk en niet als vervanging van een persoonlijke uitleg.

4. Videobellen
Met videobellen kun je alsnog face-to-face kennismaken, maar dan digitaal. Introduceer de nieuwe medewerker aan het hele team en laat haar of hem vervolgens met iedereen korte individuele gesprekken inplannen. Je kunt hiervoor goed gebruiken maken van Skype, Microsoft Teams of Google Meet. Vanuit Doxa maken alle consultants gebruik van Microsoft Teams en Skype om interviews met kandidaten af te leggen. We merken dat iedereen zich razendsnel heeft aangepast aan deze “nieuwe” wijze van kennismaken.

Lees ook: 5 tips voor een vlekkeloos video-interview

5. Buddy
Een buddy is een vast aanspreekpunt voor een nieuwe medewerker. De nieuwe collega kan met al haar of zijn vragen terecht bij de buddy. Doordat je nu niet meer even iemand aan kan tikken, is het goed om af te spreken dat je meerdere keren per dag even een moment prikt om bij te praten. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag en na de lunch. Daarnaast kan de buddy ook goed de voortgang van de nieuwe collega bijhouden

6. Inwerkprogramma
Stel een inwerkprogramma op voor de eerste week of twee weken. Zorg dat dit programma al klaar staat voordat de nieuwe collega begint. Maak daarbij ook je verwachtingen duidelijk. Wat wil je dat de medewerker aan het eind van haar of zijn inwerkprogramma kent en beheerst.

In het inwerktraject kun je alle (directe) collega’s zich laten voorstellen. Iedereen kan dan ook meteen een onderdeel van de werkzaamheden of gang van zaken uitleggen. Ook een collega die niet dezelfde werkzaamheden uitvoert, kan bijvoorbeeld iets uitleggen over het indienen van vrije dagen, de lunch of het parkeren.

7. Digitale vrijdagmiddagborrel
Sluit het einde van de week of de maand af met een digitale vrijdagmiddagborrel. Dit zorgt ervoor dat je ook op een informele manier kennis kunt maken met de nieuwe collega. Stuur bijvoorbeeld een pakketje op met een drankje en een hapje die genuttigd kunnen worden tijdens de borrel. Je kunt ook een kennismakingsquiz maken met grappige feitjes over het bedrijf en de collega’s. Ook leuk voor collega’s die al een tijdje bij je werken. Doxa houdt naast de vrijdagmidddagborrel, regelmatig een pubquiz of foute Bingo met alle collega’s: kortom op een ontspannen manier kennis met elkaar maken!